Obsługa informatyczna firm – wady i zalety

Obsługa informatyczna firm ma kilka zalet, ale może też wiązać się z pewnymi wadami. Należą do nich koszty, komunikacja z dostawcą zewnętrznym i obawy o bezpieczeństwo. Przyjrzyjmy się niektórym z tych wyzwań. Możesz podjąć świadomą decyzję o tym, czy ta usługa jest odpowiednia dla Twojej firmy. Pomoże to Twojej firmie zaoszczędzić pieniądze i zachować konkurencyjność.

Wady outsourcingu

Outsourcing oferuje wiele korzyści dla firm. Obniża koszty operacyjne, uwalniając kapitał na inwestycje w podstawowe obszary działalności. Pozwala firmom szybciej dostosowywać się do zmian i być bardziej dynamicznymi. Zwiększa również elastyczność, pozwalając organizacjom na bardziej efektywne przesuwanie zasobów. Niektóre z zalet outsourcingu dla firm zostały wymienione poniżej.

Outsourcing zmniejsza obciążenie pracowników pracą. Pozwala to na bardziej efektywną pracę i większą wydajność. Dodatkowo, firmy mogą obniżyć koszty zatrudniania i szkolenia nowych pracowników. Firmy mogą również zmniejszyć swoje koszty ogólne, zlecając pewne procesy stronie zewnętrznej. Właściwy rodzaj firmy outsourcingowej może zmniejszyć koszty i zwiększyć wydajność. Outsourcing jest doskonałym sposobem na zwiększenie produktywności.

Jednak outsourcing może również nieść ze sobą ryzyko. Outsourcing wiąże się z przywiązaniem firmy do dobrej kondycji finansowej innej firmy, dlatego ważne jest, aby zrozumieć warunki umowy przed wyborem dostawcy. Jeśli podwykonawca nie dotrzyma terminów, firma może ponieść finansowy cios. Ponadto, outsourcing może wywołać złą wolę ze strony konsumentów, którzy mogą zająć moralne stanowisko wobec firmy.

Outsourcing pozwala firmom korzystać z wiedzy technicznej innych firm. Pozwala także na oszczędność miejsca. Firmy outsourcingowe nie muszą inwestować w zatrudnianie nowych pracowników, sprzęt biurowy i systemy komputerowe. Dodatkowo firmy nie muszą się już martwić o opłacanie przywilejów pracowniczych. Outsourcing jest świetnym rozwiązaniem dla firm, które potrzebują tymczasowego lub krótkoterminowego projektu.

Outsourcing może również pomóc firmie skupić się na swoim podstawowym produkcie lub usłudze. Pozwala im skupić swoje ograniczone zasoby na produktach i usługach, których klienci potrzebują najbardziej. Outsourcing uwalnia również firmę zlecającą od wielu zadań, takich jak bezpośrednie koszty pracy i szkolenia. Poza tym, że pomaga firmie skupić się na jej podstawowej działalności, może również pomóc jej poprawić wyniki finansowe.

Koszty

Outsourcing działu IT może zaoszczędzić Twojej firmie sporo pieniędzy. Koszty tej usługi są bardzo zróżnicowane, w zależności od wybranego modelu współpracy. Możesz wybierać spośród modelu powiększania personelu, zespołów dedykowanych lub outsourcingu projektów. Oto niektóre z głównych kosztów, które należy rozważyć podczas outsourcingu działu IT.

Po pierwsze, rozważ czas i pieniądze, które trzeba by było poświęcić na zatrudnienie pracownika IT w pełnym wymiarze godzin. Koszt pracownika będzie prawdopodobnie znacznie wyższy niż koszt zatrudnienia outsourcowanego dostawcy. Należy również wziąć pod uwagę poziom doświadczenia zespołu korzystającego z outsourcingu. Doświadczony informatyk będzie miał więcej doświadczenia i będzie w stanie zapewnić Ci wyższy poziom wiedzy.

Ważnym czynnikiem jest również lokalizacja specjalistów. Zazwyczaj kraje półkuli zachodniej mają wyższe średnie ceny. Jeśli jednak szukasz tańszej alternatywy, rozważ outsourcing do Ameryki Łacińskiej, Europy Wschodniej lub Azji Południowej. Często koszt outsourcingu IT zależy od zastosowanej technologii.

Outsourcing IT ma oczywiste zalety, ale może też wiązać się z wieloma ukrytymi kosztami. Jednym z największych kosztów outsourcingu IT jest szkolenie nowych pracowników. Średni wskaźnik utrzymania pracowników IT wynosi około 60%. Oznacza to, że gdy obecny pracownik odejdzie, Twoja firma może łatwo znaleźć się na diabelskim młynie zatrudniania IT. Outsourcing do doświadczonego dostawcy może pomóc Ci uniknąć tych ukrytych kosztów i cieszyć się zwiększoną wydajnością.

Kolejnym kosztem związanym z outsourcingiem jest administracja kontraktem. Obejmuje ona działania wymagane do znalezienia i zarządzania partnerem outsourcingowym. Niektóre małe firmy mają również dodatkowe koszty, takie jak opłaty dla wirtualnych asystentów i płace dla swoich pracowników. Ponadto, niektóre usługi outsourcingowe wymagają opłaty abonamentowej lub opłaty za zasilenie konta. Koszty te są zwykle zawarte w umowie outsourcingowej.

Koszty outsourcingu różnią się w zależności od wybranego modelu. Na przykład, model staff augmentation jest najlepszym wyborem dla firm, które posiadają wewnętrzny dział IT, podczas gdy zespoły dedykowane są bardziej odpowiednie dla tych, którzy go nie posiadają.

Komunikacja z dostawcą zewnętrznym

Pierwszym krokiem w każdej relacji outsourcingowej jest komunikacja. Jest to szczególnie ważne w fazie realizacji projektu. Powinna być prowadzona w sposób, który pozwoli uniknąć wskazywania palcem i zapewni uporządkowane ramy. Podczas fazy wdrożenia, regularna komunikacja będzie koncentrować się na spełnianiu kluczowych wskaźników wydajności (KPI) i umów o poziomie usług (SLA). Przejrzystość w komunikacji pozwoli również na monitorowanie ogólnej jakości procesu.

Komunikacja z outsourcowanym dostawcą powinna być spójna. Niezależnie od tego, czy komunikujemy się raz w tygodniu, czy dwa razy w miesiącu, ważne jest, aby jasno określić, jak wiele od niego oczekujemy. Zewnętrzny dostawca będzie musiał wiedzieć, czego od nich oczekujesz, aby mógł spełnić Twoje oczekiwania. Dostawca będzie musiał nawiązać relację z Twoją firmą i Twoimi pracownikami.

Obawy dotyczące bezpieczeństwa

Outsourcing może być świetnym sposobem na zwiększenie wydajności i zaoszczędzenie pieniędzy, ale wiąże się również z obawami dotyczącymi bezpieczeństwa. Utrzymanie bezpieczeństwa informacji firmowych ma ogromne znaczenie i nie można sobie pozwolić na to, aby informacje biznesowe zostały narażone na szwank przez niezabezpieczoną stronę trzecią. Aby uniknąć tych problemów, należy traktować dostawcę usług zewnętrznych jako zaufanego sojusznika.

Chociaż ryzyka związane z bezpieczeństwem nie są łatwo mierzalne w dolarach, należy rozważyć wszystkie aspekty procesu bezpieczeństwa. Obejmują one poufność danych, wykorzystanie nieautentycznych informacji oraz przestrzeganie praw autorskich. Zarówno outsourcer, jak i firma muszą przestrzegać praw autorskich do korzystania z produktów i informacji, które tworzą.

Jako organizacja IT, powinieneś ocenić praktyki bezpieczeństwa swojego dostawcy. Większość dostawców zagranicznych ma wzorowe środki bezpieczeństwa, a wiele z nich przekracza wewnętrzne standardy bezpieczeństwa. Jednak międzynarodowe środowisko biznesowe stwarza dodatkowe zagrożenia dla bezpieczeństwa, więc obawy dotyczące prywatności i ochrony danych muszą być starannie rozwiązane. Ponadto, należy zdefiniować wymagania i metody integracji przed outsourcingiem.

Należy również oddzielić obowiązki związane z bezpieczeństwem od operacji informatycznych. Wiele firm powierza obowiązki związane z bezpieczeństwem pracownikom operacyjnym, a nie informatykom, więc ci ostatni mają niewielką motywację do zgłaszania incydentów bezpieczeństwa. Nierzadko zdarza się również, że obawy związane z bezpieczeństwem wkradają się do projektu outsourcingu IT. Zespoły ds. bezpieczeństwa powinny zgłaszać kierownictwu wszelkie naruszenia i luki w zabezpieczeniach.

Outsourcing IT staje się dziś powszechną praktyką w przedsiębiorstwach. Dostawcy usług outsourcingowych mają wiele korzyści, w tym obniżone koszty, większą wydajność i lepszą obsługę klienta. Outsourcing to świetny sposób na usprawnienie operacji, ale należy pamiętać o bezpieczeństwie danych. Dostawcy outsourcingu często zatrudniają strony trzecie, które mają dostęp do poufnych informacji o firmie.

Dostawcy usług outsourcingowych powinni przestrzegać rygorystycznych standardów bezpieczeństwa. Jeśli nie spełnią tych standardów, dane użytkownika będą zagrożone wyciekiem. O ile możliwe jest znalezienie renomowanego dostawcy z udokumentowanymi osiągnięciami, nie zawsze możliwe jest zapewnienie pełnej ochrony. Należy udokumentować praktyki bezpieczeństwa dostawcy, a także swoje oczekiwania.

Dane adresowe:

AKTE Obsługa informatyczna firm – Outsourcing IT – Kontakt
ul. Morasko 17, 61-680 Poznań
Telefon: 784 380 784
Telefon: 784 898 784
opłata za połączenie wg taryfy operatora
e-mail: [email protected]